U bent hier

Toelichting Algemene Voorwaarden Musea 2018

 

UPDATE

Dit concept is besproken tijdens de Ledenvergadering in november in het Nederlands Openluchtmuseum. Het bestuur heeft toegezegd met name artikel 8 (toeslagen) te heroverwegen. In februari ontvangt u meer informatie. De inwerkingtreding is daarom uitgesteld. 

De Algemene voorwaarden voor musea zijn vastgesteld door het bestuur van Stichting Museumkaart na advies daarover van de Klankbordgroep Museumkaart.

1. Inleiding

De Museumkaart is goed voor 10% van de eigen inkomsten van de museumsector in Nederland. In 2016 hebben de musea bijna € 55 miljoen voor bezoeken met de Museumkaart ontvangen. Uit onderzoek blijkt dat de sector zonder Museumkaart bijna € 30 miljoen aan entreegelden zou zijn misgelopen. Ook hebben kaarthouders in horeca en winkel naar schatting € 26 miljoen besteed. Al met al draagt de Museumkaart substantieel bij aan het verdienvermogen van musea. 

De financiële effecten van de Museumkaart zijn groot en vragen om allerlei maatregelen om de risico’s op (reputatie)schade te beperken en de continuïteit te borgen. Eén ervan is dat we voortaan door een Deelnameovereenkomst Museumkaart en de Algemene voorwaarden Musea 2018 de relatie tussen individuele musea of gelieerde instellingen en Stichting Museumkaart transparant willen maken. De formalisering van de staande praktijk in contractuele afspraken is ook nodig om aan te sluiten op de Gebruiksvoorwaarden voor Museumkaarthouders. Dat betekent dat we alle deelnemende musea benaderen om tot ondertekening van het contract te komen.

Vanwege de inwerkingtreding van de nieuwe privacywetgeving per 25 mei 2018 nemen we alle regelingen en procedures rond de Museumkaart in het nieuwe jaar extra onder de loep. We verwachten eventuele aanpassingen of aanvullingen op tijd te realiseren. Musea die een Deelnameovereenkomst met de Stichting Museumkaart hebben gesloten, zullen we tijdig informeren over wijzigingen.

2. Gids voor de Museumkaart

De Gids voor de Museumkaart bevat alle relevante informatie omtrent deelname aan de Museumkaart, zoals regelingen, beleid en de handleiding. Ongeacht of het gaat om de dagelijkse praktijk, verenigingsbeleid of regelgeving. De gids zal daarmee completer zijn dan de vroegere handleiding. Deze gids is in de actuele versie vanaf dat moment altijd te raadplegen op Museumcontact.nl.

De website Museumcontact.nl zal ook de centrale vindplaats zijn voor alle formulieren die de Museumkaart betreffen. 

3. Toelichting Algemene Voorwaarden Musea 2018 per artikel

De Algemene voorwaarden voor musea beschrijven zo veel mogelijk de huidige situatie; er is één uitzondering, de eventuele toeslagen. Hierna volgt per onderwerp, per artikel een korte toelichting op de integrale tekst in de Algemene voorwaarden.

Artikel 1 - Begrippen

Hier vindt u de omschrijving van in de Algemene Voorwaarden Musea 2018 vaak terugkerende begrippen.

Artikel 2 - Deelnameovereenkomst

Om deel te nemen aan de Museumkaart dient een museum lid te zijn van de Museumvereniging (als museum of als gelieerde instelling). Meestal vindt het verzoek voor acceptatie van de Museumkaart gelijktijdig plaats met de lidmaatschapsaanvraag door een aanmeldingsformulier mee te sturen. Instroom voor deelname aan de Museumkaart is geconcentreerd op twee momenten in het jaar, te weten 1 juli of 1 januari mogelijk. In de praktijk kan in overleg die datum worden vervroegd als een toetredend museum in de maand ervoor (een tentoonstelling) opent, in technisch opzicht voldoende is voorbereid en het geen nadelige effecten voor andere musea oplevert. De stopzetting van deelname aan de Museumkaart is beschreven in artikel 11.

Eventuele wijzigingen van de Algemene Voorwaarden, bijvoorbeeld vanwege aanpassingen voor de bescherming van persoonsgegevens, zullen 60 dagen na publicatie in werking treden.

Artikel 3 - Deelnamevoorwaarden

Een museum moet jaarlijks minimaal 6 maanden, 5 dagen per week geopend zijn, tenzij een museum gemotiveerd kan aangeven waarom van deze voorwaarde in het specifieke geval moet worden afgeweken.

Het gaat bij de Museumkaart om gratis toegang voor kaarthouders tijdens reguliere openingstijden en tegen reguliere entreegelden. Dit is van belang omdat

  • Het niet de bedoeling is dat de Museumkaart gescand wordt bij bijvoorbeeld openingen van tentoonstellingen en cursussen of trainingen die in een museum georganiseerd worden.
  • Het bij hoge uitzondering mogelijk moet zijn om een toeslag aan Museumkaarthouders in rekening te brengen.

Deelname aan de Museumkaart vraagt om promotie van meer dan het eigen museum. Daarom zal het museum meewerken aan eventuele collectieve promotieacties zoals MuseumkaartMatch, Museumkids, Museuminspecteurs, de Nationale Museumweek, de Museumkidsweek en andere publieksactiviteiten bijvoorbeeld door het verspreiden van promotiemateriaal.

Musea stellen ook zelf regels aan museumbezoek. Deze regels (“Voorschriften” genoemd in de Gebruiksvoorwaarden) staan de Gebruiksvoorwaarden Museumkaarthouders niet in de weg maar vullen elkaar meestal aan. Het is alleen niet toegestaan om aan Museumkaarthouders andere of meer regels te stellen dan aan bezoekers die geen Museumkaart hebben.

Artikel 4 - Verkoop Museumkaart

De Museumkaart is te koop op museumkaart.nl, op de website van een groeiend aantal musea dat aan de Museumkaart deelneemt en aan de kassa van sommige musea. Musea ontvangen provisie per verkochte Museumkaart.

Online gekochte Museumkaarten zijn meteen geregistreerd. Aan de museumkassa’s zijn slechts Tijdelijke Museumkaarten verkrijgbaar die door de kaarthouders nog geregistreerd moeten worden. Op verzoek van enkele (Amsterdamse) musea zullen we voorjaar 2018 het aantal bezoeken met de Tijdelijke Museumkaart beperken. Er geldt dan naast een initiële geldigheidsduur van 31 dagen een maximum van vijf museumbezoeken. De kaarthouder kan de geldigheidsduur van de Museumkaart verlengen naar één jaar door zich te registreren op museumkaart.nl. Voor de geldigheidsduur blijft de dag waarop de Museumkaart is aangeschaft bepalend. Na registratie geldt geen beperking meer voor het aantal museumbezoeken.   

Artikel 5 - Promotie

Eén van de diensten van SMK en/of de Museumvereniging is het ondersteunen van de marketingactiviteiten van musea, die hun collecties en tentoonstellingen onder de aandacht brengen van een breder publiek. Dit gebeurt onder meer op de websites museumkaart.nl, museumkids.nl en museumweek.nl, in het digitale Museumtips voor kaarthouders, op het Youtube kanaal van de vereniging en op verschillende sociale media.

De voor al deze media benodigde informatie  - content -  komt van de musea zelf. Daarmee is echter niet gezegd dat de auteursrechten op deze content ook altijd bij de musea berusten. Wij hebben daarom gemeend gebruiksvoorwaarden op te stellen die de rechten en verplichtingen aangaande deze content goed regelen, de “Gebruiksvoorwaarden Publicaties”.

Verschillende musea hebben ons erop gewezen dat zij een dergelijke regeling al hebben getroffen met een collectieve beheersorganisatie zoals Stichting Pictoright. Deze stichting, die de belangen van vele binnenlandse en buitenlandse kunstenaar (of hun erfgenamen) behartigt, heeft met vele musea een regeling getroffen waarbij het museum toestemming heeft om beeldmateriaal te gebruiken. De regeling van Pictoright heeft echter alleen betrekking op uitingen op de media van de musea zelf (zoals de eigen website, drukwerk of social media-accounts). Dat is iets anders dan dit beeldmateriaal weer aan de SMK en/of de Museumvereniging ter beschikking stellen voor promotie activiteiten. Daarvoor was een aanvullende regeling nodig.

De Gebuiksvoorwaarden Publicaties zijn uiteindelijk door de deelnemende musea aanvaard en zijn van kracht sinds 1 juli 2014.

Artikel 6 – Bezoekaantallen

Hier is de huidige werkwijze om te komen tot een correcte vergoeding van bezoeken met de Museumkaart en de afhandeling daarvan beschreven.

Artikel 7 – Vergoeding en betaling

Ook hier is de huidige werkwijze om te komen tot een correcte vergoeding van bezoeken met de Museumkaart en de afhandeling daarvan beschreven. De SMK vergoedt ieder bezoek dat met een Museumkaart wordt afgelegd gedurende reguliere openingstijden zoals die op de site van het museum te vinden zijn. Voor vergoeding van kaartbezoeken tijdens tijdelijk afwijkende openingstijden en/of afwijkende toegangsprijzen is toestemming vooraf nodig.

Verder is opgenomen dat het bestuur jaarlijks een plafond aan de grondslag vast zal stellen, een zogenaamde cap. De cap bedraagt maximaal 1,5 keer de gewogen gemiddelde toegangsprijs van alle deelnemende musea. De cap ligt voor 2018 op euro 15 (inclusief btw); in de loop van het jaar zal de Klankbordgroep Museumkaart adviseren over de hoogte van de cap in 2019.

De definitieve vergoeding over het kalenderjaar wordt berekend op basis van de inkomsten uit de verkoop van de Museumkaart en het bezoek met de Museumkaart. Betaling van de vergoeding vindt plaats binnen zes maanden na de definitieve vaststelling. De bekendmaking van de vergoeding over 2017 vindt plaats op de Nieuwjaarsreceptie op 8 januari 2018.

Artikel 8 – Toeslag

Waar de vorige artikelen zo veel mogelijk de huidige situatie beschrijven, gaat het in dit artikel om een aanscherping van de bestaande situatie. Er heerst onduidelijkheid waarom en wanneer een toeslag wordt geheven. Dat geeft kaarthouders het gevoel dat sommige toeslagen niet terecht zouden zijn, te meer omdat ze niet terug te vinden zijn op museumkaart.nl. Klachten en discussies over toeslagen in de (sociale) media beïnvloeden op negatieve wijze de werking van de kaart. De Museumkaart biedt vrij entree en de inkomsten uit kaartverkoop komen ten goede aan de musea.

In dit artikel is getracht om de oorspronkelijke gedachte over toeslagen te verwoorden: voor alle betalende bezoekers geldend, niet structureel, alleen tijdens een bijzondere tijdelijke tentoonstelling met uitzonderlijk hoge tentoonstellingskosten. Om aan de verwachtingen van kaarthouders te voldoen, willen we de tentoonstellingen met toeslagen tijdig op museumkaart.nl publiceren. Daarom verlangen we van musea dat ze toeslagen uiterlijk 13 weken van te voren via een standaardformulier bij ons melden.

Tot 1 juli 2018 zal SMK coulant zijn waar het gaat om handhaving van het heffen van toeslagen in artikel 8. We verzoeken musea al wel om vanaf 8 januari uiterlijk 13 weken van te voren melding te maken van toeslagen opdat deze tijdig op museumkaart.nl vermeld kunnen worden.

Artikel 9 - Gebruik persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij van de kaarthouders krijgen worden vanzelfsprekend door ons opgeslagen en verwerkt. Zo kunnen wij makkelijker communiceren met de kaarthouders en kunnen wij deze informatie gebruiken om de kaarthouders informatie te verstrekken (service) en aanbiedingen te doen (promotie).

De database met deze klantgegevens is uitsluitend voor gebruik door de SMK, die verantwoordelijk is voor deze database. Er worden geen gegevens aan derden verstrekt, nu dit in strijd is met ons privacy beleid. Het verwerken van de persoonsgegevens is aangemeld onder nummer 1054116 aangemeld bij de Toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens gevestigd te Den Haag.  

Omdat de toestemming van kaarthouders niet gericht is op verwerking van de persoonsgegevens door musea, is het musea niet toegestaan om persoonsgegevens van Museumkaarthouders te verwerken in de eigen (al dan niet geautomatiseerde) systemen.

Artikel 10 - Aansprakelijkheid en vrijwaring

Graag vragen wij uw aandacht voor het vierde lid. De bescherming van persoonsgegevens verdient de aandacht van elk museum en van de SMK. De wederkerigheid in de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens spreekt hier ook uit.

Artikel 11 - Opzegging en beëindiging van de overeenkomst

Opzegging is mogelijk zowel door het museum als door SMK. Er zijn twee mogelijkheden

  • Opzegging per 1 januari van elk jaar waarvoor een opzegtermijn van zes maanden geldt dus uiterlijk per 1 juli van het jaar ervoor.
  • Beëindiging met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst in geval van een beperkt aantal gevallen die in het tweede lid omschreven zijn.

Artikel 12 - Slotbepalingen

Afwijkende afspraken zijn alleen geldig als deze op papier staan en door beide partijen zijn ondertekend.

4. Inwerkingtreding

Om de Algemene Voorwaarden Musea 2018 van kracht te laten zijn, behoren deze uiterlijk 60 dagen van tevoren gepubliceerd te worden. Deelnemende musea hebben eind oktober een aankondiging van de op handen zijnde wijzigingen ontvangen. De concept Deelnameovereenkomst en Algemene Voorwaarden Musea 2018 zijn op 8 november 2017 toegezonden. De Algemene Voorwaarden Musea 2018 zullen daarom per maandag 8 januari 2018 (na afloop van de kerstvakantie) in werking treden.

Tot 1 juli 2018 zal SMK coulant zijn waar het gaat om handhaving van het heffen van toeslagen in artikel 8. Vanaf 1 juli is ook dit artikel onverminderd van kracht. In de tussenliggende periode verzoeken we de musea al wel om 13 weken van te voren melding te maken van toeslagen opdat deze tijdig op museumkaart.nl vermeld kunnen worden.

Tags 
Museumkaart
Dossiers 
Museumkaart

Reacties